Comment la LRE révolutionne-t-elle les échanges entre les syndics et les copropriétaires ?

L’acronyme LRE désigne la lettre recommandée électronique, une version dématérialisée de l’ancienne lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR). Avec l’avènement du numérique et les transformations digitales, les gestionnaires de copropriétés ont désormais recours à la LRE pour améliorer leurs échanges avec les copropriétaires. Pour mieux appréhender cette nouvelle donne, nous allons passer en revue quelques points importants. Cela vous aidera à comprendre et à adopter ce nouveau canal de communication.

Pourquoi des envois de lettres recommandées ?

À titre de rappel, la majorité des échanges de courriers entre les syndics et les copropriétés porte sur l’envoi de notifications telles que la convocation à l’Assemblée générale, les rapports de réunion ou les lettres de mise en demeure. Pour l’expéditeur, la lettre recommandée électronique représente ainsi la certitude de la réception du courrier par le destinataire.

Sur les deux types de lettres recommandées électroniques qui existent, à savoir la LRE contractuelle (prévue par la loi française) et la LRE eIDAS (prévue par le règlement européen), les syndics comme AR24 utilisent le plus souvent la dernière pour plus de fiabilité. La lettre recommandée électronique assure alors aux syndics et aux copropriétaires un pas de plus vers une gestion plus écologique, moins coûteuse et moins chronophage. Si les avantages de la mise en place de la LRE au sein d’une copropriété sont bien multiples, vous pouvez toujours approfondir les questions liées à l’envoi, la réception et les coûts d’une lettre recommandée électronique.

Une communication instantanée et dématérialisée !

Généralement, la mise en place et la configuration d’une lettre recommandée électronique ne coûtent pas cher. Après le recueil du consentement des copropriétaires, le syndic peut s’atteler à l’envoi des LRE au gré des besoins de gestion de la copropriété. L’acheminement des lettres recommandées électroniques vers les copropriétaires se fait alors instantanément. De plus, le caractère électronique permet un gain de temps et d’argent aux deux parties.

• Pour les syndics : les démarches d’envoi des notifications se dématérialisent, sont plus faciles, tout en étant moins coûteuses ;
• Pour les particuliers : plus besoin de se déplacer à la poste pour réceptionner un courrier recommandé, car la LRE est consultable sur les terminaux portatifs (smartphones, tablettes, ordinateurs…).

Lettre recommandée électronique : une valeur juridique garantie !

Une lettre recommandée électronique a la même valeur juridique qu’une lettre recommandée papier si son envoi se fait dans les règles prévues par la législation. Pour cela, le récipiendaire doit avoir donné son consentement écrit à l’expéditeur et la plateforme d’envoi en ligne doit être certifiée. Des formulaires sont alors à remplir en ligne pour chaque courrier recommandé électronique à envoyer. Une fois la lettre déposée par l’expéditeur sur la plateforme en ligne, l’expéditeur reçoit une preuve de dépôt de la part de l’opérateur. Cet accusé de réception pourra être archivé dans votre ordinateur. Elle constituera la preuve du contenu de la lettre envoyée ainsi que de l’heure et de la date de dépôt. Vous trouverez ici plusieurs détails sur la réglementation des lettres recommandées électroniques.

Des échanges sécurisés et plus efficaces !

Effectivement, la LRE eiDAS assure la sécurisation des communications par le biais de la double identification; celle de l’expéditeur et du destinataire. Il n’y a donc aucune crainte à avoir sur d’éventuelle fuite de courriers sensibles concernant la copropriété. Qui plus est, en accord avec la loi Elan; l’usage de la lettre recommandée électronique vise la dématérialisation des échanges entre syndics; et copropriétaires pour un meilleur accès aux informations et une clarification du droit à la copropriété. Les LRE peuvent également, entre autres; être gérées par un logiciel de gestion qui permet un archivage facile et simplifié.